|
Despre client
Patria Credit este cea mai mare instituție financiară nonbancară, specializată pe microfinanțare, din România. Serviciile de microfinanțare se adreseaza companiilor mici care nu depășesc o cifră de afaceri de 500.000 EUR. Aceste finanțări permit întreprinzătorilor să-și extindă afacerile, să adopte noi tehnologii sau să aibă capitalul de lucru necesar. Denumită inițial Capa Finance, compania a intrat într-o etapă nouă de dezvoltare după achizitia realizată de Romanian American Entreprise Fund (RAEF) si Balkan Accession Fund (BAF) în 2008.
Patria Credit deține o metodologie proprie pentru a asigura fluența serviciilor și accesarea fondurilor, mai simplu decât în sistemul bancar. Mai mult, compania oferă servicii în locații unde penetrarea sistemului financiar-bancar este aproape inexistentă. În mod curent, Patria Credit gestionează peste 39 de locații și cca 8600 de clienți activi. Valoarea împrumuturilor acordate clienților, în 2010, a fost de cca. 11 milioane EUR (la 30 septembrie 2010), cu o crestere față de aceeași perioadă a anului trecut cu 150% ca volum și cu 230% ca număr de credite.
Situatia initiala
În 2008, managementul Patria Credit a inițiat un proiect amplu de restructurare a companiei, care includea și dezvoltarea unei infrastructuri IT moderne. Procesul de modernizare a atins inclusiv serviciile de printing și imaging care nu corespundeau nevoilor curente. Parcul de echipamente, peste 40, avea o vechime medie de 2-3 ani și era format din branduri eterogene. Mai mult, echipamentele nu erau profesionale și aveau capacități mici. Fiind echipamente de tip consumer nu aveau funcționalități de conectare in retea, scanare, procesare digitala a documentelor iar fiabilitatea era scăzută în condițiile de exploatare proprii Patria Credit. Lipsa de funcționalități era cea mai apăsătoare, cu precădere deoarece în cadrul Patria Credit, fluxurile de lucru prevedeau scanarea documentelor și trimiterea acestora în rețea. |
|
Client:
Industrie:
Microfinanţare
Furnizor:
Soluţie utilizată:
HP Smart Printing Services
Beneficii cheie:
Creşterea productivităţii angajaţilor
Reducerea costurilor operaţiunilor de printare şi copiere
Reducerea timpului de instalare a echipamentelor într-o locaţie nouă
Transparenţa costurilor
Eliminarea timpilor morţi
Administrare facilă
|
|
|
|
Din acest punct de vedere, plângerile utilizatorilor erau multiple deoarece echipamentele nu oferea suportul necesar derulării operațiunilor curente. Complementar, Departamentul IT nu putea susține un serviciu de suport centralizat datorită eterogenității echipamentelor și a dispersiei teritoriale |
„Planul de modernizare a prevăzut și implementarea unei soluții de core-business care trebuia să permită printarea oricărui document existent în sistem, la orice imprimantă locală. Era evident că acest obiectiv nu putea fi atins cu parcul de echipamente existent. Mai mult, la nivel de business, noul acționariat dorea un model fiabil care să asigure rapididate în derularea operațiunilor , pentru a crește productivitatea și a reduce timpul necesar acordării unui credit, de la intrarea clientului în locație pană la obținerea finanțării‟, a declarat Șerban Popa, Chief Information Officer, Patria Credit |
Alegerea soluției
Pentru identificarea soluției potrivite, a fost alcătuită o echipă care a realizat analiza detaliată a situației, a cerințelor precum și o documentare extinsă asupra ofertelor existente pe piața. Alături de extinderea funcționalităților, printre cerințele importante definite de echipa Patria Credit au fost: scăderea costului pe pagină, omogenizarea parcului de imprimante şi externalizarea tuturor serviciilor de mentenanță, inclusiv achiziția de consumabile.
|
„Am prezentat managementului o analiză comparativă în ceea ce priveşte achiziţia sau închirierea de echipamente cât şi o analiză orientativă a costurilor. Am luat în calcul amortizarea echipamentelor în cazul achiziţiei şi a costurilor generate de use-of-funds pe perioada contractuală pentru a oferi o echivalenţă justă în compararea celor 2 tipuri de contracte,‟ declară Şerban Popa. |
S-a avut în vedere atât achiziția în regim propriu a echipamentelor și contractarea unor servicii complementare cât și externalizarea completă a serviciului.
Managementul Patria Credit a optat pentru externalizarea completă a serviciului, iar echipa de proiect a identificat trei furnizori cu pozitii importante pe piață de la care a solicitat oferte. |
În final, Patria Credit a ales soluţia Smart Printing Services oferită de compania Q’NET INTERNATIONAL, partener HP cu specializarea HP Office Printing Solution. „Oferta Q’NET INTERNATIONAL a fost câștigătoare printr-un raport foarte bun calitate preț precum și prin prezentarea unor referințe de calitate dar și printr-o flexibilitate mai mare în ceea ce privește detaliile proiectului,” afirmă Serban Popa.
Derulare proiect
Proiectul a inclus o analiză a situației existente în fiecare locație din punctul de vedere al necesităţilor curente. Astfel, s-a putut implementa soluția potrivită în termeni de funcționalități, performanță și consum, Smart Printing Services fiind o soluție scalabilă pe specificul și cerințele clientului.
Au fost instalate echipamente multifuncționale din categoria HP LaserJet M3035xs MFP pentru a fi asigurate operațiunile de printare, copiere, scanare, fax dar și funcționalități complexe precum: scan-to-folder, scan-to-email, scan-to-workflow, scan-to-OCR, scan-to-network printer. Toate echipamentele pot fi customizate pentru
acces pe bază de PIN sau card și permit rularea unor fluxuri de lucru la nivel primar, de la nivelul afisajului touchsreen al echipamentului. Pentru monitorizarea parcului de echipamente a fost instalată aplicația HP Web Jetadmin. Această aplicație permite instalarea remote, monitorizarea și interogarea parcului de echipamente, conectate la rețea sau la un PC precum și obținerea de raportări. HP Web Jetadmin poate fi accesată via web prin orice browser și oferă:
- Configurare facilă pentru întreg parcul de echipamente
- Alerte proactive, prin email, privind potențialele probleme de funcționare
- Elemente de securitate
- Rapoarte customizabile
- Interfață de monitorizare online a stării echipamentelor
„Soluția propusă de Q’NET INTERNATIONAL are un grad ridicat de omogenitate, am definit câteva categorii de locații pentru care am stabilit combinația potrivită între un anumit tip de echipament, aplicațiile și serviciile necesare. Astfel, prin caracterul repetitiv, instalarea și configurarea devin mult mai facile,‟ consideră Şerban Popa.
Următoarea etapă a fost adăugarea serviciilor necesare pentru atingerea obiectivelor stabilite în cadrul proiectului: instalare directă de către Q’NET INTERNATIONAL, mentenanța acestora, asigurarea tururor consumabilelor și a pieselor de schimb necesare.
Alimentarea cu consumabile se face proactiv pe baza alertelor trimise automat atât către serviciul HelpDesk cât și către Q’NET INTERNATIONAL, fără a fi nevoie de crearea unor stocuri în locațiile Patria Credit. Consumabile sunt în totalitate originale HP. Imprimantele sunt intreținute în întregime de către echipa Q’NET INTERNATIONAL care intervine în funcție de SLA-ul (Service Level Agreement) stabilit și rezolvă toate evenimentele hardware si software, beneficiarul fiind înștiințat de intervențiile executate.
Printre funcționalitățile cheie oferite de soluţia Smart Printing Services se află scan-to-email și scan-to-folder, care reprezintă cca 30-40% din gradul de utilizare a echipamentelor. Procedurile interne ale Patria Credit prevăd ca aprobarea cererilor de creditare să fie făcută centralizat la sediul din București. Acest specific face necesară trimiterea către biroul central a dosarelor depuse de clienți, iar pentru o evaluare corectă sunt scanate toate documentele. Angajaţii utilizează scan-to email pentru expedierea documentelor şi scan to folder pentru arhivare și procesare ulterioară prin aplicații OCR (Optical Character Recognition). Astfel, documentele ajung într-un folder dedicat și sunt accesate de persoanele competente conform proceselor interne ale companiei.
Beneficii
Prin implementarea soluției Smart Printing Services, Patria Credit și-a atins obiectivele inițiale și a obținut o serie de beneficii relevante, în termeni de creștere productivitate și reducere costuri.
Creșterea eficienței utilizatorilor. Acesta este cel mai important beneficiu, obținut prin utilizarea unor funcționalități noi și reducerea timpului alocat operațiunilor de scanare, copiere, printare. Timpul de procesare a unui dosar s-a redus cu cel puțin 50% prin folosirea funcționalităților de scanare, iar angajații pot aloca timpul câștigat in favoarea clientilor.
Reducerea costurilor operațiunilor de copiere și printare. Această reducere a fost posibilă prin utilizarea unor echipamente profesionale cu un cost pe pagina mai avantajos dar și prin achiziția centralizată a consumabilelor și obținerea unor discount-uri de volum.
Transparența costurilor. Anterior implementării soluției oferite de Q’NET INTERNATIONAL, în cadrul Patria Credit costurile erau calculate la nivel de locație, unde se și făceau achizițiile, iar obținerea unui raport general era foarte dificil de realizat. Prin existența unei facturi lunare unice și a unui raport detaliat, managementul companii are o vizibilitate deplină asupra costurilor, la nivelul întregii organizații sau al fiecări locații în parte.
|
Reducerea timpului de instalare a echipamentelor în locațiile noi. Patria credit este o companie dinamică, numărul filialelor este în continuă creștere, 17 fiind adăugate pana acum în 2010 și alte 25 planificate pentru anul viitor. Contractul cu Q’NET INTERNATIONAL permite instalarea și configurarea rapidă a echipamentelor precum și flexibilitate în dotarea corespunzătoare a noilor filiale. |
,,Anterior orice defecțiune a unui echipament însemna 2-3 zile scoatere din producție, iar dacă se impunea schimbarea, această perioadă se extindea pană la 2 săptămâni. Se iniția un proces de purchasing, se plasa o comandă de achiziție, livrarea se făcea la sediul central și ulterior echipamentul era expediat în locație; asta făcea ca zilele de down-time să fie destul de multe și cu un impact negativ asupra eficienței angajaților” consideră Şerban Popa. |
|
Existența unor stocuri tampon de echipamente și a unor servicii cu acoperire națională face ca aceste procese să fie foarte rapide. Anterior apăreau întârzieri și blocaje la achiziția și livrarea echipamentelor precum și la instalarea acestora, toate aceste situații au fost eliminate. |
|
Eliminarea timpilor morți. Datorită prevederilor contractuale ferme, situația imposibilitații utilizării echipamentelor datorită unor defecțiuni tehnice a fost eliminată. În mod curent, SLA-ul prevede rezolvarea oricărei defecţiuni în aceași zi în care este semnalată (SMB -Same Business Day) pentru Bucuresti și a doua zi (NBD -Next Business Day) pentru provincie. |
„În urma proiectului derulat de Q’NET INTERNATIONAL am obţinut o creştere considerabilă de productivitate în filiale precum şi o reducere a costurilor operaţiunilor de printare si copiere. Mai mult, aceste costuri sunt uşor de monitorizat la nivelul Departamentului Financiar deoarece lucrăm cu un singur furnizor.‟ Șerban Popa, Chief Information Officer, Patria Credit. |
Simplificarea administrării. În urma implementării soluţiei HP Web Jetadmin, administrarea echipamentelor este făcută centralizat. Serviciul HelpDesk al Departamentului IT are la dispoziţie informaţii relevante despre starea acestora, de la lipsa conexiunii până la blocarea alimentării cu hârtie, ceea ce a redus timpul de soluţionare a solicitărilor precum şi numărul deplasărilor. Anterior aceste informaţii nu erau disponibile decât prin convorbiri telefonice cu utilizatorii.
Echipamente utilizate: HP LaserJet M3035xs MFP
HP Laser Jet M3035xsMFP este un echipament alb-negru foarte fiabil, ușor de utilizat și cu numeroase funcționalități suplimentare. Oferă printare, copiere, scanare, scan-to-email și fax dar permite și integrarea documentelor într-un workflow prin funcționalitățile de scan-to-folder /network/OCR. Viteza de lucru este de 33 pagini pe minut, iar cu ajutorul tehnologiei HP Instant-on, prima pagina este disponibilă imediat. Mulțumită posibilității de imprimare față/verso HP Laser Jet M3035xsMFP contribuie și la reducerea consumului de hârtie. |
