|
Despre client
UVET VIAGGI TURISMO ROMÂNIA face parte din grupul italian UVET, înființat în anii 50, cu peste de 60 de ani de experiență pe piata serviciilor turistice. Din grup fac parte: UVET VIAGGI TURISMO, UVET Travel Network și Uvet American Express Corporate Travel. Din 2002, grupul UVET are o colaborare extinsă cu American Expres pentru livrarea de servicii turistice complexe către mediul corporate. Uvet este numărul 1 pe piața italiană de profil și are peste 140 de agenții teritoriale. Filiala de la București a fost deschisă în 2004 și prestează servicii in regim outsourcing pentru restul companiilor din grup. Reprezentanța locală a UVET gestionează mai multe activități transferate din Italia, atât servicii turistice (închirieri de mașini, rezervari hoteluri și bilete de avion, pe orice canal disponibil: telefon, email etc) pentru clienți externi cât și servicii de gestiune financiar-contabilă destinate grupului. Echipa locală are peste 100 de persoane, iar Romania a fost aleasa pentru capacitatea angajaților de a vorbi corect și fluent limba italiană.
Situatia initiala
În 2004, la momentul deschiderii reprezentanței din România, activitatea a început la o scală mai redusă, cu circa 10-15 angajați. Pentru gestiunea acestei reprezentanțe s-a apelat la serviciile financiar-contabile ale unor furnizori externi, în esență o companie italiană care avea și un birou deschis la București. Această companie furniza atât gestiunea financiar-contabilă cât și a resurselor umane. După 2005, activitatea UVET în România s-a intensificat, numărul angajaților şi volumul tranzacțiilor crescând considerabil. Astfel managementul de la sediul central a luat decizia înființării unui departament financiar-contabil propriu. Mai mult, existau numeroase nemulțumiri față de serviciile prestate de furnizorul extern, nemulțumiri legate de lipsa datelor în timp real precum și de latențe considerabile în livrarea informațiilor.
,,Creșterea numărului angajaților și a volumului de activitate a justificat dezvoltarea unui departament financiar-contabil propriu și implicit internalizarea acestor servicii. Un alt motiv însă, la fel de important, îl reprezentau și întârzierile în primirea rapoartelor. Trebuia să luam rapid unele decizii dar nu aveam datele necesare, iar primirea acestora peste câteva zile nu era de mare ajutor” a declarat Donzelli Paolo, Director financiar UVET VIAGGI TURISMO.
În acest context, compania UVET VIAGGI TURISMO România considera necesară implementarea unei soluții informatice pentru a beneficia de informații financiare, rapoarte și analize în timp real precum și de o structură a datelor similară celei din Italia.
Soluția
Pentru rezolvarea problemelor manageriale cu care se confrunta echipa din România, UVET VIAGGI TURISMO a optat pentru Microsoft Dynamics NAV, soluție folosită de către compania italiană și pentru gestiunea activității de la sediul central. Pentru implementare a fost aleasă compania Q’NET INTERNATIONAL, partener Microsoft, care a gestionata atât proiectul de implementare a Dynamics NAV cât și dezvoltarea infrastructurii hardware. ,,Doream aceași soluție informatică pe care o foloseam în Italia, mai ales că la nivel de grup în urma cu câțiva ani s-a derulat un proiect de consolidare a sistemului informatic prin generalizarea utilizării Microsoft Dynamics NAV” afirmă Donzelli Paolo.
|
,,Am găsit în România un partener pentru Microsoft Dynamics NAV care să mă determine să îndrăgesc mai mult această soluție pe care o foloseam și în Italia. Spre deosebire de Italia, aici nu am auzit replica: nu se poate”, consideră Donzelli Paolo. |
Soluția furnizată de Q’NET INTERNATIONAL s-a bazat pe versiunea 5.0 a Microsoft Dynamics NAV Service Pack 1, cu modulele de Financiar-contabil, Vânzări, Stocuri, Gestiune clienti, Gestiune furnizori, Gestiune trezorerie si banca, Mijloace fixe. |
Complementar, Microsoft Dynamics NAV a fost integrat cu o aplicație de gestiune salarială. De asemenea, au fost realizate mai multe dezvoltări particularizate.
Derulare proiect
Proiectul a început în decembrie 2009 cu analiza de business precum și configurarea infrastructurii hardware și s-a derulat efectiv în luna ianuarie 2010 cand s-au făcut atât instalarea și parametrizarea aplicației precum și trainingul angajaților. Planificarea şi efectuarea la timp a acestor activităţi a permis intrarea în producţie a soluţiei Microsoft Dynamics NAV după numai 1 luna de zile, la 1 februarie 2010. În continuare furnizorul Q’NET INTERNATIONAL a asigurat gratuit support on-line pentru înregistrarea în aplicatie a tuturor activităţilor şi gestiunea contabilă a închiderilor de lună până în luna martie, inclusiv.
Derularea proiectului într-un timp atât de scurt a fost posibilă prin existența implementării din Italia, cele două aplicații având acceași structură și lucrând cu aceleași date.
Au fost implementate o serie de module standard existente în Microsoft Dynamics NAV ( Financiar-contabil, Vânzări, Stocuri, Gestiune clienţi, Gestiune furnizori, Gestiune trezorerie şi bancă, Mijloace fixe). Complementar, echipa Q’NET INTERNATIONAL a realizat mai multe dezvoltări locale solicitate de beneficiar. |
|
Pe scurt...
Organizatia
UVET VIAGGI TURISMO ROMÂNIA face parte din grupul italian UVET, înființat în anii 50, cu peste de 60 de ani de experiență pe piata serviciilor turistice. Reprezentanța locală a UVET gestionează mai multe activități transferate din Italia, atât servicii turistice (închirieri de mașini, rezervari hoteluri și bilete de avion, pe orice canal disponibil: telefon, email etc) pentru clienți externi cât și servicii de gestiune financiar-contabilă destinate grupului.
Situatia
În 2004, la momentul deschiderii reprezentanței din România, activitatea a început la o scală mai redusă, cu circa 10-15 angajați. După 2005, activitatea UVET în România s-a intensificat, numărul angajaților şi volumul tranzacțiilor crescând considerabil. Mai mult, existau numeroase nemulțumiri față de serviciile prestate de furnizorul extern, nemulțumiri legate de lipsa datelor în timp real precum și de latențe considerabile în livrarea informațiilor.
Solutia
Pentru rezolvarea problemelor manageriale cu care se confrunta echipa din România, UVET VIAGGI TURISMO a optat pentru Microsoft Dynamics Nav, soluție folosită de către compania italiană și pentru gestiunea activității de la sediul central. Pentru implementare a fost aleasă compania Q’NET INTERNATIONAL, partener Microsoft, care a gestionata atât proiectul de implementare a Dynamics NAV cât și dezvoltarea infrastructurii hardware.
Furnizor
Q’NET INTERNATIONAL
www.qnet.ro
Beneficii
§ Îmbunătățirea managementului prin acces la informații in timp real.
§ Susținerea deciziilor pe date reale și consolidate
§ Creșterea profitabilității companiei prin monitorizarea atentă a unor indicatori economici la nivel de client și departamente.
§ Susținerea dezvoltării companiei.
§ Reducerea costurilor operaționale prin automatizarea anumitor activitați precum cea de facturare.
§ Creșterea calității serviciilor prestate către clienți.
§ Creșterea transparenței activității locale prin monitorizarea atentă a centrelor de cost și profit, la nivel de serviciu, client, departament sau angajat.
§ Recuperarea rapidă a investiției
§ Creșterea productivității prin eliminarea redundantelor la înregistrarea datelor. |
|
Astfel s-au efectuat o serie de customizari care au permis preluarea automată a facturilor de servicii trimise din Italia, realizându-se maparea perfectă a matricei parametrilor de facturare din business-ul real (tipuri de servicii, preturi, țări) cu parametrii de facturare din aplicație, funcționalități ce au permis automatizarea activității de facturare. De asemenea, a fost definit un sistem complex de centre de cost și venit caracteristice întregului grup care să permită repartizarea și monitorizarea facilă a cheltuielilor și încasărilor.
Pentru aceasta Q’NET INTERNATIONAL a dezvoltat un modul de contabilitate de gestiune care a permis integrarea rezultatelor financiare ale filialei din România în datele centralizate ale grupului. Pentru gestiunea salarială, Q’NET INTERNATIONAL a implementat și integrat în Microsoft Dynamics NAV un modul specializat dezvoltat de compania Nexus Romsystem. Salariații și normele de lucru sunt înregistrați în acest modul, facturarea și contabilitatea de gestiunea având doar acces la aceste date, eliminându-se astfel înregistrările redundante. Complementar, au fost dezvoltate o serie de rapoarte manageriale specifice activității UVET VIAGGI TURISMO.
Beneficiile
Soluția dezvoltată de Q’NET INTERNATIONAL pe baza Microsoft Dynamics NAV a permis atingerea tuturor obiectivelor inițiale stabilite de către UVET Viaggi Turismo în cadrul proiectului atât în ceea ce privește accesul la informații în timp real cât și al monitorizării detaliate a centrelor de cost și profit. Principalele beneficii înregistrate de client au fost:
· Îmbunătățirea managementului prin acces la informații in timp real. ,,Acum avem acces imediat la date, acesta fiind probabil cel mai important beneficiu al investiției în Microsoft Dynamics NAV. Mai mult, putem decide ce date și în ce format să fie livrate.” Donzelli Paolo.
· Susținerea deciziilor pe date reale și consolidate. ,,Putem lua decizii rapide pe baza datelor manageriale primite prin intermediul Dynamics NAV, fără solicitări și apeluri către un furnizor extern de servicii”, Donzelli Paolo.
· Creșterea profitabilității companiei prin monitorizarea atentă a unor indicatori economici la nivel de client și departamente. ,,Având acces la informații detaliate, ne putem da seama daca anumite activități se justifică sau dacă unii clienți sunt profitabil. Astfel putem lua decizia sistării anumitor activități sau adopta unele măsuri pentru rentabilizarea acestora”, Donzelli Paolo.
· Susținerea dezvoltării companiei. Rapoartele detaliate livrate de Microsoft Dynamics NAV permit o mai bună înțelegere a activității din România și identificarea oportunităților de dezvoltare. ,,Ințelegerea situației financiare a operațiunilor din România ne va permite să relocăm aici anumite servicii mai puțin profitabile în Italia. Pentru aceasta, avem nevoie de informații detaliate și foarte corecte pentru a putea compara profitabilitatea unei activități pe care o desfășurăm similar în Italia și România”, Donzelli Paolo.
· Reducerea costurilor operaționale prin automatizarea anumitor activitați precum cea de facturare.
· Creșterea calității serviciilor prestate către clienți. ,,Putem livra servicii mai bune clientilor stiind in detaliu costurile aferente acestora”, Donzelli Paolo.
· Creșterea transparenței activității locale prin monitorizarea atentă a centrelor de cost și profit, la nivel de serviciu, client, departament sau angajat. Microsoft Dynamcis Nav a adus o transparenţă mare în cea ce priveşte centrele de cost şi profit și o granularitate foarte bună a acestor analize.
· Recuperarea rapidă a investiției. ,,Chiar dacă pentru moment costurile investițiiei in NAV au fost mai mari decât plata serviciilor către furnizorul de servicii, pe termen lun,g avantajele sunt incontestabile. Planului noastre prevăd să avem un ROI (Return on Investment) de cel mult 1 an”, Donzelli Paolo.
· Creșterea productivității prin eliminarea redundantelor la înregistrarea datelor. Spre exemplu, salariatii si normele de lucru sunt introdusi numai in modulul de salarii, restul modulele având doar acces la aceste informații.
Activitatea din România este foarte importantă pentru grupul UVET. Microsoft Dynamics NAV permite obținerea unei imagini reale a acestei activități în termeni de cost și profit precum și monitorizarea profitabilității serviciilor și clienților. Pe baza acestor informații compania poate lua decizii extrem de importante în cea ce priveste relocarea unor activități în România, îmbunătățirea sau sistarea unor servicii și chiar modul de colaborare cu anumiți clienți. Toate aceste decizii trebuie justificate cu informații relevante disponibile de cele mai multe ori în timp real.
,,Microsoft Dynamics NAV și Q’NET mi-au inspirat încredere, iar toate realizarile ulterioare mi-au confirmat că această alegere a fost cea potrivită”, Donzelli Paolo, Director Financiar, Uvet Grand Viaggio.
|
